La gestione delle non conformità è un processo critico in molte industrie, particolarmente in quelle regolamentate come il farmaceutico, il biotecnologico e il manifatturiero. Questo processo si occupa di identificare, classificare, risolvere e prevenire le non conformità nei prodotti o nei processi. L’impiego di tecnologie come la Robotic Process Automation (RPA) e il Business Process Management (BPM) può trasformare e ottimizzare questo processo. Di seguito, descrivemo in dettaglio le fasi della gestione delle non conformità, mostrando come le tecnologie RPA e BPM possano essere impiegate in ciascuna di esse.

Identificazione delle Non Conformità

o   Descrizione:

§  Questa fase inizia con la scoperta di una non conformità, che può essere rilevata durante ispezioni interne, audit o feedback dei clienti. Le non conformità devono essere documentate dettagliatamente.

o   Tecnologia e vantaggi:

§  RPA: Può automatizzare la raccolta e l’immissione dei dati delle non conformità dai sistemi di feedback o dai moduli di audit, riducendo gli errori umani e velocizzando il processo.

§  BPM: Aiuta a standardizzare il processo di identificazione attraverso workflow definiti che assicurano che tutte le non conformità siano registrate in modo uniforme.

Valutazione delle Non Conformità

o   Descrizione:

§  In questa fase, le non conformità vengono valutate per determinarne la gravità e l’impatto sulla qualità del prodotto o del processo. Questo include l’assegnazione di priorità e la decisione sulle azioni necessarie.

o   Tecnologia e vantaggi:

§  BPM: Fornisce strumenti per gestire le decisioni basate su regole, che possono automatizzare il processo di valutazione e garantire che le decisioni siano coerenti.

§  RPA: Automatizza la raccolta di dati rilevanti da diversi sistemi per supportare una valutazione accurata.

Pianificazione delle Azioni Correttive

o   Descrizione:

§  Basandosi sull’analisi fatta nella fase precedente, questa fase involve la pianificazione e l’approvazione delle azioni correttive necessarie.

o   Tecnologia e vantaggi:

§  BPM: Supporta la modellazione e l’esecuzione di processi complessi, facilitando la collaborazione tra diverse funzioni aziendali per sviluppare un piano di azioni correttive.

§  RPA: Può automatizzare la notifica e la documentazione delle decisioni per garantire che tutti gli stakeholder siano informati.

Implementazione delle Azioni Correttive

o   Descrizione:

§  Le azioni correttive approvate vengono messe in atto. Questo può includere revisioni di processi, formazione del personale, o modifiche alla produzione.

o   Tecnologia e vantaggi:

§  RPA: Automatizza la logistica di implementazione, come l’aggiornamento dei sistemi di gestione qualità o la programmazione della formazione per il personale.

§  BPM: Monitora il progresso delle azioni correttive attraverso dashboard e report, facilitando l’aggiustamento delle strategie in tempo reale.

Verifica delle Azioni Correttive

o   Descrizione:

§  Questa fase controlla l’efficacia delle azioni correttive implementate per assicurare che la non conformità sia stata risolta.

o   Tecnologia e vantaggi:

§  BPM: Permette di creare iterazioni continue nel processo per valutare l’efficacia delle azioni e di fare aggiustamenti.

§  RPA: Può automatizzare la raccolta e l’analisi dei dati post-implementazione per verificare l’efficacia delle azioni.

Chiusura e Documentazione

o   Descrizione:

§  L’ultima fase del processo assicura che tutte le azioni siano documentate e che il caso di non conformità sia chiuso formalmente.

o   Tecnologia e vantaggi:

§  BPM e RPA: Entrambi possono collaborare per creare un archivio digitale di tutte le attività relative alla non conformità, garantendo l’integrità e la tracciabilità dei dati.