Il processo di approvazione di nuovi documenti, quali ad esempio contratti, policies aziendali, documenti di compliance normativa, o la loro revisione, avviene con scambi di e–mail o documenti cartacei e approvazioni su supporti fisici. Questo porta a ritardi o disallineamenti nella revisione, difficoltà nel monitoraggio dello stato di approvazione e rischi di smarrimento o errori di versione dei documenti.