L’impiego di Robotic Process Automation (RPA) e Business Process Management (BPM) nel processo di Gestione Documentale nell’ambito del controllo e assicurazione della qualità rappresenta un’innovazione significativa, che migliora l’efficienza e la conformità dei processi documentali. L’integrazione di queste tecnologie aiuta a gestire in modo più efficace e sicuro i documenti critici, dai manuali di qualità alle procedure di audit e ai report di non conformità.

Il Processo di Gestione Documentale con RPA e BPM

Il processo di gestione documentale può essere suddiviso in varie fasi, ognuna delle quali beneficia in modo specifico dall’uso di RPA e BPM. Di seguito, una panoramica di ciascuna fase con le azioni specifiche e i vantaggi dell’impiego di queste tecnologie:

Creazione e Raccolta di Documenti:

In questa fase iniziale, vengono creati o raccolti i documenti necessari. Questo può includere la generazione di nuovi documenti o la raccolta di dati da fonti esistenti per compilare documenti.

• RPA: Può essere impiegato per automatizzare la raccolta di dati da sistemi ERP, database, o altri sistemi informativi.
• BPM: Utilizzato per standardizzare i modelli di documenti e definire i workflow di creazione documentale.
• Obiettivo: Automazione della raccolta dati e creazione di documenti secondo modelli predefiniti.
• Vantaggi: Riduzione degli errori di input, assicurazione della coerenza e risparmio di tempo.

Revisione e Approvazione:

I documenti creati sono sottoposti a un processo di revisione e approvazione per garantire la loro accuratezza e conformità agli standard di qualità.

• BPM: Gestisce il flusso di lavoro di revisione, assicurando che i documenti passino attraverso tutte le fasi di controllo necessarie.
• RPA: Automatizza la notifica ai revisori e la raccolta delle approvazioni, accelerando il processo.
• Obiettivo: Controllo dei documenti, raccolta feedback, e formalizzazione delle approvazioni.
• Vantaggi: Efficienza del processo di revisione, tracciabilità delle approvazioni e riduzione dei cicli di revisione.

Archiviazione e Indicizzazione:

Una volta approvati, i documenti vengono archiviati in un sistema di gestione documentale sicuro e accessibili secondo necessità.

• BPM: Organizza l’archiviazione e l’indicizzazione dei documenti, garantendo facile accesso e recupero.
• RPA: Automatizza il processo di archiviazione, assicurando che i documenti siano correttamente indicizzati e classificati.
• Obiettivo: Classificazione sicura dei documenti e facilitazione della ricerca e del recupero.
• Vantaggi: Miglioramento della sicurezza dei dati, accessibilità migliorata, e conformità normativa.

Accesso e Distribuzione:

I documenti archiviati vengono resi accessibili agli stakeholder autorizzati e distribuiti secondo necessità.

• BPM: Definisce chi può accedere ai documenti e in che modo, gestendo i permessi di accesso.
• RPA: Automatizza la distribuzione di documenti a seconda delle richieste e degli eventi trigger.
• Obiettivo: Distribuzione controllata di documenti e gestione dell’accesso.
• Vantaggi: Controllo rigoroso sull’accesso, distribuzione tempestiva di documenti critici, e riduzione del rischio di perdita di informazioni.

Monitoraggio e Aggiornamento:

I documenti vengono regolarmente monitorati per garantire che siano aggiornati e conformi alle ultime normative e politiche aziendali.

• BPM: Monitora le scadenze di revisione e le modifiche normative che potrebbero influenzare i documenti.
• RPA: Automatizza l’aggiornamento dei documenti e la notifica agli stakeholder rilevanti.
• Obiettivo: Revisione periodica dei documenti e aggiornamento proattivo.
• Vantaggi: Assicurazione della validità e della conformità continua dei documenti, riduzione del rischio normativo.