Nel settore della Grande Distribuzione Organizzata (GDO), la gestione efficiente delle trattative con i fornitori è cruciale per garantire qualità e competitività. Il caso d’uso riguarda l’implementazione di un PORTALE avanzato per la gestione delle trattative dei fornitori, sviluppato con una piattaforma LOW CODE. Questa innovazione rappresenta un significativo miglioramento rispetto alle tradizionali pratiche di negoziazione.

Caratteristiche del Portale

• Evoluzione del Processo di Trattativa:
  • Prima dell’implementazione del portale, le trattative con i fornitori venivano gestite tramite lo scambio di informazioni via Excel e il successivo caricamento manuale degli articoli e dei prezzi nel sistema gestionale. Questo processo era inefficiente e soggetto a errori. Con il nuovo portale, tutte le fasi della trattativa sono automatizzate e centralizzate, migliorando notevolmente l’efficienza operativa e riducendo il rischio di errori.
• Integrazione con i Sistemi Gestionali:
  • Il portale è completamente integrato con i sistemi gestionali aziendali, permettendo un inbound automatico delle anagrafiche. Questo assicura che tutte le informazioni siano sempre aggiornate e disponibili per tutte le parti coinvolte nel processo di trattativa.

Processo di Trattativa

Il processo di gestione delle trattative è stato suddiviso in cinque fasi principali, ognuna delle quali è stata ottimizzata grazie al portale.

1. Apertura della Negoziazione: il processo inizia con l’apertura della negoziazione del contratto da parte della funzione acqusiti. Questa fase prevede l’inserimento delle specifiche della trattativa e l’invito ai fornitori a partecipare.
2. Inserimento Dati per Offerta di Vendita: i fornitori inseriscono i dati relativi alla loro offerta di vendita direttamente nel portale. Il sistema permette di gestire trattative con più fornitori contemporaneamente per lo stesso prodotto, facilitando il confronto e la selezione delle migliori offerte.
3. Revisione e Controproposta: l’azienda ha la possibilità di rivedere le offerte ricevute, formulare controposte e chiudere la negoziazione se un accordo viene raggiunto. Questo processo di revisione è supportato da funzionalità avanzate di analisi e confronto delle offerte.
4. Riciclo dell’Offerta: in caso di mancata accettazione dell’offerta iniziale, il portale permette di riciclare l’offerta, offrendo ulteriori opportunità di negoziazione e migliorando le probabilità di raggiungere un accordo soddisfacente.
5. Generazione del File Contratto: una volta conclusa la trattativa, il sistema genera automaticamente un file con i dati del contratto, pronto per essere integrato nei sistemi gestionali aziendali. Questo elimina la necessità di inserimenti manuali e assicura che tutte le informazioni siano accurate e complete.

Caratteristiche della Soluzione

Il portale offre una serie di caratteristiche avanzate che migliorano ulteriormente il processo di negoziazione:

• Profilazione e Visibilità Utenti: Gli utenti hanno accesso personalizzato alle informazioni rilevanti, in base al loro ruolo e alle loro necessità.
• Trattativa su Più Fornitori: La possibilità di gestire trattative parallele con più fornitori permette una maggiore competitività e scelta.
• Storico delle Negoziazioni: Il portale tiene traccia di tutte le negoziazioni passate, fornendo uno storico dei prezzi applicati e delle decisioni prese.
• Autonomia di configurazione: Gli utenti possono gestire tabelle delegate, come fornitori abilitati e testi delle e-mail, direttamente dal portale.
• Notifiche: Il sistema invia notifiche automatiche per tenere tutti gli utenti aggiornati sulle varie fasi della trattativa.