Jon Darbyshire è fondatore e CEO di SmartSuite, la piattaforma collaborativa per la gestione del lavoro che punta a rivoluzionare il modo in cui le aziende organizzano i propri flussi di lavoro.
Lo scorso anno nei nostri uffici di Honu abbiamo avuto la fortuna di ospitare Jon e Tara Darbyshire, i fondatori di Smartsuite insieme a Peter Novosel. Da allora la collaborazione tra le due aziende (Honu è partner di Smartsuite per il mercato italiano) è andata sempre più crescendo, così come la reciproca conoscenza professionale e personale.
Abbiamo quindi approfittato di uno dei nostri periodici incontri per rivolgere delle domande dirette a Jon ed avere il suo (privilegiato) punto di vista su Smartsuite e sull’ecosistema in cui si trova a competere. Prima di lanciare SmartSuite, Jon Darbyshire ha maturato oltre 25 anni di esperienza nel settore tecnologico e della consulenza aziendale, lavorando con alcune delle più grandi aziende del mondo. La sua visione è stata quella di creare uno strumento flessibile e intuitivo, capace di adattarsi alle esigenze delle imprese di ogni dimensione, combinando funzionalità avanzate con una facilità d’uso senza precedenti.
Honu: Perché e come hai concepito l’idea alla base di SmartSuite? Quanti anni hai impiegato per realizzare Smartsuite?
Jon: L’idea di SmartSuite è nata dalla mia esperienza di realizzazione e sviluppo di Archer IRM, una delle prime piattaforme aziendali No-Code. Dopo aver venduto con successo Archer a EMC, ho continuato a lavorare nel mondo GRC (Governance, Risk e Compliance), ma ho anche notato una più ampia necessità di strumenti integrati di gestione del lavoro che potessero soddisfare ogni processo aziendale, non solo la gestione del rischio. Ho passato quasi due decenni a osservare come le aziende si stavano evolvendo e come le soluzioni No-Code stavano diventando sempre più essenziali. Da qui è nato il progetto di realizzare una piattaforma che potesse offrire la stessa potenza e flessibilità degli strumenti No-Code per gestire flussi di lavoro differenziati, collegando i dati senza soluzione di continuità tra i reparti. La realizzazione di SmartSuite ha richiesto diversi anni di pianificazione e sviluppo, a partire dalle prime fasi concettuali fino alla definizione di un team globale e alla collaborazione con le principali aziende di sviluppo software. Ci siamo concentrati molto sulla ricerca e sull’esperienza utente, comprendendo che una moderna piattaforma di gestione del lavoro doveva essere non solo potente e flessibile, ma anche incredibilmente intuitiva e visivamente accattivante per entrare in sintonia con i Millennial e la Generazione Z. Il lancio ufficiale di Smartsuite ha richiesto oltre tre anni di intenso sviluppo, con numerose iterazioni e test utente.
H: Perché un’azienda dovrebbe aver bisogno di SmartSuite? Avete identificato un cliente target per SmartSuite, o la reputate adatta ad ogni organizzazione?
J: SmartSuite è progettata per aiutare le aziende a gestire qualsiasi processo aziendale o progetto su un’unica piattaforma unificata. Il vero valore risiede nel modo in cui collega dati e flussi di lavoro tra diversi team e reparti, creando un’unica fonte di dati condivisa. Mentre supportiamo oltre 35 categorie di processi aziendali, dalla gestione dei progetti alle risorse umane, stiamo assistendo a una significativa accelerazione nei processi GRC. Grandi aziende come CapitalOne e Apple Bank, tra le altre, stanno adottando SmartSuite per questo motivo. La nostra piattaforma è altamente versatile e può essere utilizzata da qualsiasi organizzazione, dalle startup alle grandi aziende. I nostri principali target includono aziende di medie e grandi dimensioni, in particolare quelle alla ricerca di soluzioni GRC moderne, fino a team all’interno di aziende Fortune 500 che gestiscono flussi di lavoro complessi. Abbiamo progettato specificamente SmartSuite per supportare le esigenze di Risk manager, Compliance manager, CISO e reparti IT, ma abbiamo testato come sia ugualmente potente per dipartimenti Vendite, Marketing, Customer Success e altro ancora.
H: Qual è la tua visione per il futuro? No-Code e AI sono la coppia vincente finale?
J: Credo che No-Code e AI siano davvero il futuro e, insieme, formino una combinazione vincente che trasformerà il modo in cui operano le aziende. Il No-Code consente ai team di creare e adattare flussi di lavoro senza attendere risorse di ingegneria, mentre l’AI migliora tutto questo fornendo automazioni intelligenti e approfondimenti basati sui dati. In SmartSuite, la nostra “Generative AI Initiative” si concentra sull’integrazione delle funzionalità LLM nella piattaforma, offrendo automazioni, generazione di formule e persino chatbot correlati ai dati e che possono semplificare processi complessi. La nostra visione è quella di creare un ecosistema di gestione del lavoro in cui le aziende possano gestire ogni aspetto delle loro operazioni in modo fluido e intelligente. L’intelligenza artificiale aiuterà ad automatizzare le attività di routine, a prevedere i risultati e a guidare il processo decisionale, mentre gli strumenti No-Code consentiranno agli utenti non tecnici di innovare più velocemente che mai. In definitiva, il nostro obiettivo è rendere SmartSuite una piattaforma in cui ogni processo aziendale possa essere gestito in modo efficiente ed efficace, dove un workflow possa essere alimentato dall’intelligenza artificiale e costruito senza codice.
H: Ritieni che una partnership locale con un’azienda di servizi come Honu sia una situazione vantaggiosa per tutti?
J: Assolutamente. Riteniamo che le partnership con aziende di servizi come Honu siano una situazione strategica win-win. SmartSuite è progettata per essere incredibilmente flessibile, ma le competenze locali possono aiutare a personalizzare le nostre soluzioni per mercati o settori specifici, offrendo ai clienti un’esperienza ancora più personalizzata e di impatto. Honu, o simili società di servizi, può aiutare a implementare SmartSuite, formare il personale e garantire che le aziende estraggano il massimo valore dalla nostra piattaforma. In cambio, i partner di servizi traggono vantaggio dall’offrire ai propri clienti una soluzione di gestione del lavoro moderna, solida e intuitiva attorno alla quale possono costruire servizi aggiuntivi. Ciò crea una partnership in cui entrambe le parti generano valore per i clienti, accelerano l’adozione e scalano insieme in modo significativo. Siamo sempre entusiasti di esplorare e sviluppare queste opportunità di collaborazione.
L “Le aziende si trovavano spesso a utilizzare una moltitudine di strumenti diversi per gestire il lavoro quotidiano, con il risultato di avere dati e processi frammentati. Ho pensato: “E se esistesse una piattaforma unica, capace di unire tutte queste funzioni in un unico ambiente intuitivo?” È così che è iniziato il nostro viaggio.”
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English version
Honu: Why and how did you conceive the idea behind SmartSuite? How many years did you spend realizing it?
Jon: The idea for SmartSuite emerged from my experience founding and growing ArcherIRM, one of the earliest enterprise No-Code platforms. After successfully selling Archer to EMC, I continued to be immersed in the GRC (Governance, Risk, and Compliance) world, but I also noticed a broader need for integrated work management tools that could cater to any business process, not just risk management. I spent almost two decades observing how businesses were evolving and how No-Code solutions were becoming increasingly essential. I wanted to create a platform that could bring the same power and flexibility of No-Code tools to manage diverse workflows, connecting data seamlessly across departments.The realization of SmartSuite took several years of planning and development, starting from the early conceptual stages to assembling a global team and collaborating with top software development companies. We focused heavily on research and user experience, understanding that a modern work management platform needed to not only be powerful and flexible but also incredibly intuitive and visually appealing to resonate with Millennials and Gen Zers. The official launch took over three years of intense development, involving multiple iterations and user testing.
H: Why should a company need SmartSuite? Do you have a target customer for SmartSuite? Or is it suitable for every organization?
J: SmartSuite is designed to help companies manage any business process or project on a single, unified platform. The true value lies in the way it connects data and workflows across different teams and departments, creating a shared single source of truth. While we support over 35 business process categories, from project management to HR, we are seeing significant traction in Governance, Risk, and Compliance (GRC) processes. Major companies like CapitalOne and Apple Bank, among others, are adopting SmartSuite for this reason.Our platform is highly versatile and can be used by any organization, from startups to large enterprises. However, our primary target customers include mid-sized to large companies, especially those looking for modern GRC solutions, as well as teams within Fortune 500 companies managing complex workflows. We’ve specifically designed SmartSuite to support the needs of Risk Managers, Compliance Managers, CISOs, and IT departments, but it’s equally powerful for Sales, Marketing, Customer Success, and more.
H: What’s your vision for the future? Is No-Code and AI the final winning couple?
J: I believe No-Code and AI are indeed the future, and together, they form a winning combination that will transform how companies operate. The No-Code movement empowers teams to build and adapt workflows without waiting for engineering resources, while AI enhances this by providing intelligent automation and data-driven insights. At SmartSuite, our Generative AI Initiative is focused on embedding LLM capabilities into the platform, offering automations, formula generation, and even data-related chatbots that can simplify complex processes.Our vision is to create a work management ecosystem where companies can manage every aspect of their operations seamlessly and intelligently. AI will help automate routine tasks, predict outcomes, and guide decision-making, while No-Code tools will empower non-technical users to innovate faster than ever. Ultimately, our goal is to make SmartSuite the single platform where any business process can be managed efficiently and effectively, fueled by AI and built without code.
H: Do you see local partnership with a service company like Honu as a win-win situation?
J: Absolutely. We view partnerships with local service companies like Honu as a strategic win-win. SmartSuite is designed to be incredibly flexible, but local expertise can help tailor our solutions to specific markets or industries, providing clients with an even more customized and impactful experience. Honu, or similar service companies, can help implement SmartSuite, train staff, and ensure companies are extracting maximum value from our platform.In return, service partners benefit from offering their clients a modern, robust, and intuitive work management solution that they can build additional services around. It creates a partnership where both sides drive value for customers, accelerate adoption, and scale together in a meaningful way. We are always excited to explore and develop these collaborative opportunities.